En muchos de mis trabajos he tenido que mantener reuniones con gente de todo el mundo. Muchas veces personas en varias latitudes a la vez, que tienen que avanzar en la ejecución de un proyecto o dar solución a un problema. Creo que tras ellas hay ciertas claves que ves que cumplen los buenos Project Managers, o que no cumplen los malos. Ellos son los responsables, pero son cosas que cualquier asistente a la reunión puede poner en práctica para mejorar su participación, y optimizar el uso de su tiempo.
- No dejar que la reunión se salga del plan, si surgen temas se toma nota y ya se tratarán cuando corresponda. El tiempo es muy limitado, como para ponerse a tratar temas que la gente no se haya preparado. Al estar en distintas zonas horarias, normalmente las ventanas de tiempo son pequeñas y hay que aprovecharlas al máximo.
- Repetir todo las veces necesarias hasta estar seguros de que todo el mundo ha entendido. Cuando hay gente de distintas partes del mundo, normalmente (para mi siempre ha sido así) se habla en inglés, pero ni el nivel ni los acentos de la gente suelen ser iguales.
- Preguntar expresamente a las personas, cuando haya cosas importantes con las que deberían de quedarse al acabar la reunión. De este modo te aseguras de que se han enterado. Muchas veces la gente está «conectada» a la conversación, pero sin hacer caso ninguno a lo que se le está diciendo. Cuando oyen su nombre suelen espabilar.
- Siempre tener un medio de comunicación alternativo. Se haga por el medio que se haga, siempre está bien tener una alternativa (generalmente un teléfono fijo con manos libres), por si la informática falla. Me ha tocado más de una vez tirar de móvil para conectar a una call porque no iba Internet, lo cual no es agradable si no hay número del país en el que te encuentres para conectar.
- Asignar responsabilidades antes de dar la reunión por concluida. Para que todo el mundo sepa cuales serán sus obligaciones una vez se cuelgue el teléfono. Además sirve de resumen, y como en el punto tres, es una confirmación de que todo el mundo ha entendido lo que tenía que entender.
- Por último, es importante mandar un correo con el resumen de todo lo hablado. Así si alguien a entendido algo distinto podrá corregir o aclarar, y lo escrito quedará para la posteridad, sirviendo de diario de abordo.
Cumpliendo con estas sencillas acciones, cualquier reunión por complicada que se te antoje; aunque sea con americanos del sur, rusos, indios, y chinos; llegará a buen puerto.