¿Cómo elegir la siguiente tarea?

Una persona muy especial para mi está montando un negocio, un espacio de más de 1000m² en el centro de Valencia dedicado a las artes gráficas digitales. Entre eso, el día a día y algunas cosas personales, tenía un montón de tareas y le estaba resultando difícil elegir cuál debía ser la siguiente. A sabiendas de que este tipo de problemas se me dan bien, me pidió ayuda, ¡qué responsabilidad! Aquí se la mando.

Quien más, quien menos ha visto alguna versión de la “Matriz de Covey para la Gestión del Tiempo”. Covey, que es un paladín de la efectividad, básicamente viene a decir que ejecutes cuanto antes lo que sea importante y urgente (cuadrante 1), planifiques lo que sea importante pero no urgente (cuadrante 2), delegues lo urgente pero no importante (cuadrante 3) y pases olímpicamente de lo que no sea ni importante ni urgente (cuadrante 4).

Esto está muy bien, pero ¿qué pasa si no tienes a nadie en quien delegar? ¿Y si no te puedes deshacer de esas tareas que ni son importantes ni urgentes?

Además hay otro “problema”, una tarea puede no ser importante per se, pero puede estar contribuyendo a un objetivo importante… y ahí está la madre del cordero (la oveja): en los objetivos.

Objetivos

En un acercamiento a GIST, creo que hay que empezar por definir cuáles son nuestros objetivos.

Por ejemplo, hacer una obra o diseñar una web no es un objetivo en sí. El objetivo aquí puede ser inaugurar ese espacio. No es reunirte con un profesor o el viaje todos los días hasta el cole, es dar una buena educación a tus vástagos. El objetivo no es cambiar el aceite del coche, es tenerlo a punto para poder circular con menos probabilidades de tener contratiempos.

Con las tareas, muchas veces, es difícil discernir si son importantes y sobre todo si son urgentes. Con los objetivos es mucho más fácil.

Tareas

Para lograr un objetivo concreto es probable que haya que realizar distintas tareas incluso, a priori, puede ser que no tengamos claras todas las tareas y que sólo conozcamos cuales son los primeros pasos a dar.

Además, las tareas no acostumbran a organizarse por si solas en modo “lista” dejando claro qué es lo que hay que hacer antes o hay que hacer después. La dependencia entre tareas suele ser un árbol y hasta que no cortes unas hojas no puedes adentrarte en algunas de las tareas que necesitas realizar.

Elegir

Una vez que tenemos clara la urgencia e importancia de nuestros objetivos, en qué tareas se descomponen y como son las dependencias entre ellas, ya podemos pensar en qué hacer en cada momento.

Más que priorizar, creo que es mejor tener un algoritmo que nos permita elegir sin darle muchas vueltas. Al fin y al cabo, priorizar es decir que esto tiene que ir primero que lo otro, y creo que las listas inamovibles al final pueden ser un lastre.

Además muchas tareas van con fecha o no dependen de ti en exclusiva, con lo que tampoco las puedes afrontar cuando quieras.

Urgentes e importantes

Lo primero, como no puede ser de otra manera, es afrontar las tareas que nos lleven a objetivos urgentes e importantes. Hay que quitarlos de en medio cuanto antes.

Además, estas cosas son una fuente de estrés (como todo lo urgente), así que hay que tener cuidado de no dejar entrar demasiadas cosas en ese grupo de cara al futuro. Con esto me refiero a que si mañana nos pide un cliente que hagamos algo urgente que realmente no podemos asumir, nos estamos planteando dejar de comprar pan industrial elaborando el nuestro… hay que saber decir que no antes de comprometerse con obligaciones que se convertirían en objetivos importantes y/o urgentes.

Es muy importante saber decir que no, a veces casi vital.

Importantes pero no urgentes

Estas son las cosas en las que más deberíamos centrar nuestra atención. Esos objetivos a medio/largo plazo que harán que nuestra vida (trabajo, familia, vida social, evolución personal…) mejore.

Dado que no son lo primero, puede ser que nos veamos aplastados por las tareas de los objetivos del primer grupo, y que por tanto nunca lleguemos a realizar estas. Eso siempre es un problema, pero todo problema tiene una solución.

La solución la he tratado a menudo con distintas personas como Nacho o Juan (¡hola chicos!) y en realidad es trivial.

Si tienes una reunión importante la semana que viene y tienes una tarea de la que depende -como preparar la reunión- en tu calendario, en el hueco que más rabia te de, te reservas la hora que necesitas para preparar esa reunión.

Si tienes un proyecto personal que para ti es muy importante, te reservas un hueco en la agenda todas las semanas, cada quince días o cada mes ¡lo que tú quieras!

Lo importante es establecer un periodo de tiempo concreto en el que vas a realizar la tarea X que lleva a un objetivo importante, o reservar un tiempo para invertir en conseguir el objetivo Y. Si te comprometes con esa reserva de tiempo y eres fiel a ella, habrás convertido algo que era sólo importante en importante y urgente, pero no por haber dicho un “sí” sin pensar si no por decisión propia y tras una reflexión.

Urgentes pero no importantes

Estos objetivos son complicados, como ya anticipaba. Desde luego, hay que evitar estresarse por ellos, porque por muy urgentes que sean, si no son importantes no merecen nuestra preocupación.

Cualquier cosa no importante es susceptible de no hacerse o de que sea hecha de otro modo o por otra persona.

En general, lo ideal es delegarlas pero no siempre. Si son tareas que puedes resolver más rápido del tiempo que te daría darle una vuelta y decidir que hacer, lo mejor es ejecutarlas y quitarlas de en medio. Hay que ser cuidadoso y no dejar que nos conviertan en un apagafuegos porque haya demasiadas de estas, en su caso habría que tomar otras medidas, como por ejemplo contratar a alguien para que apague esos fuegos por nosotros (delegar), pero tiene que ser alguien que nos quite trabajo, no que nos de más.

Cuando no tienes en quien delegar una tarea de este tipo, tal vez tengas suerte y puedas hacer lo que los americanos llaman “pushback”, que es algo así como no hacer. Básicamente, es decir con mayor o menor elegancia: este no es mi problema. Conocí a un hombre que era un artista en esto, interrumpía las “calls” internacionales independientemente del jefazo que estuviese interviniendo y decía algo así como “Disculpadme, pero creo que no puedo aportar nada en este tema, llamadme si el proyecto avanza y me necesitáis para algo en lo que sí pueda aportar”. Colgaba y veías como empezaba a twittear sobre su pasión y su proyecto personal.

Tomar la decisión de no hacer algo cuesta al principio, pero cuanto más se hace más fácil es.

Si no podéis permitir que no se haga, la otra opción es delegar. Hay gente que no sabe delegar, pero a todo se aprende, y como con el “no hacer” es más fácil cuanto más se hace. Lo más importante a la hora de delegar es asumir que no se hará como nosotros lo habríamos hecho. Se hará mejor o peor, pero seguro que distinto.

Una forma de delegar en cosas del día a día puede ser la subcontratación.

¿Tienes que mantener el jardín? Es urgente porque empieza a parecer una selva y podar los árboles tiene que hacerse justo en esta época. Puedes invertir un montón de tiempo en conseguir herramientas, estudiar cómo tienes que hacerlo y hacerlo, o puedes llamar a un jardinero. Lo mismo te sorprende lo barato que es.

¿Tienes que hacer la comida de mañana? ¿Ir al súper para llenar la despensa? Puedes comer un menú en casa Pepe o pedir la compra por Internet. Te saldrá ¿3€? más caro pero, ¿cuánto cuesta el estrés o el tiempo que inviertes?

Ni urgentes ni importantes

Las tareas que llevan a objetivos de este tipo no deberíamos ni tratarlas, pero no siempre se puede optar por ignorarlas. Hay que pintar esa habitación, hay que ver a ese familiar, hay que llamar a la casera porque se ha roto un estor… Hay cosas que podrás desechar -como algunas del grupo anterior- pero otras que no, aunque no sean urgentes ni realmente importantes.

Para estas, creo que lo mejor es hacer lo mismo que con las anteriores, o dejarlas para momentos en los que no puedas dedicarte a otra cosa. Cómo no son importantes, no pasa nada si estás en un momento en el que no prestas mucha atención, ya que si salen mal no pasa nada. Cómo no son urgentes, si no las acabas -porque no sabías cuánto iba a tardar Fulanito en colgar el teléfono- y las tienes que retomar en otro momento, tampoco va a pasar absolutamente nada.

El objetivo está claro ¿y la tarea?

Como decíamos antes, normalmente las tareas no sea alinean para ponérnoslo fácil. Suele haber un árbol en el que distintas tareas pueden ser ejecutadas en paralelo. Cada una puede llevar un tiempo distinto y no todas van a depender exclusivamente de nosotros.

Obviamente, de ese árbol tendremos que escoger las hojas. No vamos a poder hacer algo hasta haber dado los pasos de los que dependa.

Dentro de las hojas, lo más lógico es iniciar el camino que más vayas a tardar en andar. Y por lo general es lo ideal, pero no siempre.

Puede que en el camino más largo te toque revisar presupuestos para la instalación de Aire Acondicionado y que, en este momento, te apetezca no pensar durante un rato o que necesites hacer algo que te motive, obtener un pequeño triunfo. En esos casos, y en contra de lo que dice toda lógica, puedes darte un respiro y elegir otra hoja. No es algo que podrás hacer continuamente, pero por un rato que te dediques a una tarea más creativa o menos exigente, tampoco va a pasar nada.

TIPS

Altunos trucos que ayudan, pero de los que ya tendríamo que hablar otro día son:

  • Visualizar todo, por ejemplo con post-it o pizarras blancas.
  • Apuntar los objetivos (o tareas u obligaciones, ya los convertiras a objetivos) según vayan surgiendo.
  • Tachar, marcar, realizar alguna acción cuando acabemos con algo.
  • Automatizar, automatizar, automatizar.

Busco nuevos proyectos

Así es, la temporada en eldiario.es llega a su fin, y toca buscar nuevos retos atrayentes y echar una mano en otro lado.

Con un perfil como el mío es fácil pero a la vez difícil. Desde que empecé con mis empresas tengo un pie (muy adentro) en lo técnico y otro (también hasta la rodilla) en el negocio. El otro día lo comentaba con un amiguete: ahora soy lead developer, antes he sido arquitecto de Azure para Produban (Grupo Santander), antes analista en SofCloudIT (Ingram Micro), antes… ¿cómo me puedo definir con una sola etiqueta?

Al final en todos los sitios me he encargado o he ayudado a contratar equipos técnicos, he gestionado proyectos internacionales, mantenido a los equipos focalizados en lo que tocaba hacer en cada momento, he estado pendiente de las innovaciones del entorno para ver como las podíamos aprovechar para hacer nuestro trabajo mejor, he estudiado los requisitos técnicos y de negocio, he diseñado arquitecturas, he buscado clientes, hecho presupuestos… y además siempre hablando de tecnologías variopintas.

Donde creo que más puedo aportar es donde se necesite un nexo de unión entre la tecnología y el negocio dado lo heterogéneo de mi perfil. Aunque ame la tecnología, esta, pierde importancia si no se tienen en cuenta las variables de negocio (tiempos, presupuesto, objetivos, …). Debe ser una herramienta y no un fin. Creo que no hay tanta gente que pueda hablar con un matemático que ejerza de data scientist, con un frontend que habla en javascript dialecto framework X, con un cliente que quiera comprar valor, un inversor que quiera ganar dinero o un CEO que quiera crecer, crecer y crecer.

Lo primero en que me fijo de una nueva posición es en que sea interesante, que el proyecto sea un reto y sobre todo que (aunque no sea conmigo) vaya a tener un futuro y una continuidad. Me gustan las cosas distribuidas, sobre todo los entornos cloud, me gusta pensar en como hacerlas fáciles. Se me da bien encontrar la gente adecuada para cada tarea, así como lidiar con los problemas y mantener a la vez en marcha un montón de cosas, y eso que aprobé raspado malabares en el instituto. Sé delegar (aprendí a la fuerza) y asumo responsabilidades sin estresarme, ya sea porque me las asignen o porque hace falta cuando nadie más toma las riendas. Todo el mundo se alegra de tenerme cerca en los momentos de crisis, por algo será.

Obviamente las condiciones me tienen que encajar, pero en general estudio todas las propuestas y aunque ahora estoy en el centro de Madrid todo es planteable, y no me importaría volver a la Tierruca o a la Terreta, o a cualquier otro lado siempre que sea un sitio agradable.

Con este panorama es complicado preparar un curriculum vitae, porque en general creo que si le paso a alguien mi perfil completo con todas las cosas que he hecho, se puede perder antes de llegar a lo que le interese. Por eso, por el momento he preparado dos, uno para puestos de CTO y otro para los de Team líder que son los que me están planteando ahora, porque por el momento no se me ha ocurrido una forma sencilla y versátil de plasmar toda esa información. ¿Se os ocurre a vosotros algún modo?


EDITO: Gracias a vuestros consejos, he conseguido resumir todo a un “one pager” (de momento sólo en inglés). No es especialmente bonito y por supuesto no tiene el detalle de la información que se puede ver en el perfil completo de Linkedin, pero es un avance. ¡Gracias!


Quiero elegir bien, porque me gustaría encontrar el sitio dónde más pueda aportar y como sé que con sólo dos ojos y dos oídos no se puede controlar todo, os lanzo este anuncio-petición: amiguetes que pasáis por aquí de vez en cuando ¿qué proyectos interesantes conocéis? ¿Dónde creéis que me pueden necesitar? ¿Dónde creéis que podría aportar valor?

Abrir los ojos

Antes de las últimas elecciones ya, había varios que me decían (y siguen manteniendo): “las cosas no van mal ¿acaso ves a alguien pasarlo mal? ¿Conoces a alguien que le falte algo?”. Es un mensaje que me lanzan en discusiones amigos intentando justificar su intención de voto, y me da igual tú orientación, lo que cuenta es como miras el mundo.

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Developers wanted – Trabajo en gpmess

Va llegando el momento de localizar a los mejores y vamos a empezar con un perfil muy específico, aunque ya adelanto que la selección final no la haremos hasta que tengamos pasta en el bolsillo (creemos que este mes, pero existe incertidumbre, que ¡somos una startup!).

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